Raggiungi i tuoi obiettivi con la ruota di Deming.

Alla scoperta della Ruota di Deming: come funziona e perché usarla.

Raggiungere i propri obiettivi, si sa, non è sempre facile. Ma definire i propri obiettivi, nella vita personale come in quella professionale e nello sport, è in genere ancora più complicato. E allora visto che la fine dell’anno è un momento di bilanci, riflessioni ma soprattutto di propositi, ecco un articolo dedicato a metodo quasi infallibile per definire e raggiungere i propri obiettivi: la ruota di Deming o ciclo PDCA.

Cos’è la ruota di Deming?

La ruota di Deming prende il nome da William Edwards Deming. È un metodo di gestione iterativo in più fasi utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo della qualità dei processi e dei prodotti in un’ottica a lungo raggio. Ne ho parlato anche nel mio articolo su “Come scegliere un percorso di mental coaching“.

Quali sono le fasi della ruota di Deming?

Le fasi della ruota di Deming sono quattro: Plan, Do, Check, Action. È chiamata infatti anche ciclo PDCA proprio perché è l’acronimo generato dalle iniziali di Plan, Do, Check e Action. Adesso vediamo nel dettaglio come fare un PDCA per raggiungere i tuoi obiettivi. Si inizia con il pianificare (Plan) l’obiettivo da conseguire. Una volta fatto questo, si passa alla successiva. La seconda fase del ciclo di Deming è il Do, cioè mettere in atto le azioni decise nella fase precedente. La terza fase è il Check. In questa fase si vanno a fare le verifiche. Cioè, le azioni che stiamo svolgendo nella fase Do, stanno dando i risultati che avevamo previsto nella fase Plan?

Se sì, si passerà all’ultima fase del ciclo PDCA, Action. In questa fase si mantiene il programma deciso nella fase Plan, sino al raggiungimento dell’obiettivo. Nel caso in cui nel Check non ci fosse corrispondenza con le previsioni iniziali, si tornerà alla fase Plan per pianificare nuovamente le azioni da fare per raggiungere l’obiettivo.

Definire gli obiettivi con la metodologia SMART.

Abbiamo visto cos’è la ruota di Deming e come utilizzarla per raggiungere gli obiettivi. Ma serve fare un passo indietro e analizzare il modo migliore per stabilire gli obiettivi. Un metodo davvero intelligente o come direbbero gli inglesi SMART.

SMART è l’acronimo di Specific, Measurable, Achievable, Realistic e Time-bound ed è il nome del metodo sviluppato da Peter Drucker nel 1954 per definire gli obiettivi prioritari da raggiungere e sviluppare tutte le attività necessarie a questo fine.

Le prime due fasi degli obiettivi SMART

Per prima cosa, secondo la metodologia SMART, un obiettivo deve essere specifico (Specific). Ciò vuol dire che l’obiettivo deve essere mirato, mai vago, preciso e ben definito. Appunto specifico.

Da qui deriva un secondo attributo: l’obiettivo deve essere misurabile. Significa che devi esattamente sapere dove ti trovi ora, dove vorrai trovarti alla fine del percorso e conoscere i passaggi intermedi. Facciamo l’esempio dell’equitazione. Un cavaliere di salto in alto, abitualmente, salta con il suo cavallo 110 cm e partecipa a competizioni limitate a questa categoria. Si pone come obiettivo di fine stagione di arrivare a saltare le 130 (cm).  I suoi passaggi in sequenza saranno: 115 cm; 120 cm; 125 cm e 130 cm.

Quando ci sono centimetri o secondi da raggiungere è semplice il calcolo. In altri casi dobbiamo essere capaci di trovare il riferimento per capire se ci stiamo muovendo nella direzione giusta.

Le altre fasi per definire un obiettivo SMART.

Un obiettivo SMART deve essere raggiungibile (Achievable). Se infatti l’obiettivo è troppo difficile, la sensazione che si proverà sarà quella di percorrere una strada in salita, molto faticosa, praticamente impossibile da percorrere senza aiuto e la sensazione interna che si prova in queste situazioni è: non ce la farò mai! Se invece l’obiettivo definito è troppo semplice, la percezione potrebbe essere di noia con conseguente scarso impegno per raggiungerlo. In poche parole, gli obiettivi troppo semplici vengono percepiti come poco motivanti.

Un’altra caratteristica dell’obiettivo è che esso deve essere realistico (Realistic). Spesso si esprimono obiettivi che non sono obiettivi reali ma sono sogni, qui andiamo oltre il difficile. È il caso di quel giocatore di tennis, di livello medio, che magari partecipa a tornei di livello nazionale, però non ha mai avuto un risultato importante. Come obiettivo sceglie che nel 2022 vuole chiudere la stagione tra i primi 10 del mondo e vincere un torneo del Grande Slam. Possiamo dire che il suo obiettivo è fuori dalla sua portata e non è realmente possibile da realizzare.

Infine, la quinta e ultima fase: l’obiettivo SMART deve avere un tempo prestabilito (Time-bound). Si deve decidere in quanto tempo si vuole raggiungere l’obiettivo finale e quando dovranno essere effettuate le verifiche intermedie per valutare se si sta procedendo nei tempi giusti.

Se riprendiamo l’esempio di prima, del cavaliere che a fine stagione vuole saltare le 130, dovrà decidere entro quando salterà le 115; le 120; le 125 per poi arrivare alla data di quando salterà le 130.

Ciclo PDCA o SMART: raggiungere un obiettivo dipende da te.

Ruota di Deming e obiettivi SMART possono aiutarti concretamente. Ma ricorda: il risultato finale dipende da te.

Cosa significa che deve dipendere da te? Spesso quando chiedo cosa vuoi, la risposta che mi viene data è: “voglio vincere il torneo X!”. Io gli rispondo che vincere il torneo X non dipende da te, non lo puoi controllare. Questo perché ci sono anche gli avversari nel torneo X. Ciò rende la prova non misurabile. Facciamo un esempio. Mi alleno per correre i 100 m di atletica leggera. Il cronometro dice che percorro questa distanza in 10 secondi e 20 centesimi. So anche che nella gara a cui parteciperò in genere chi vince ha un tempo di 10 secondi netti. Mi alleno per arrivare a percorrere i 100 m in 10 secondi e ci riesco, quindi mi sento pronto per vincere. Il giorno della gara mi sento in forma e percorro la distanza in 9 secondi e 97 centesimi facendo il mio record personale. Quel giorno tre atleti segneranno un tempo sotto i 9 secondi e 95 centesimi. Io sono quarto, fuori dalle medaglie. Ho vinto o perso? Beh, sicuramente non ho preso la medaglia quindi non ho vinto. L’obiettivo l’ho raggiunto? Sì, l’obiettivo è stato raggiunto. Solo che mentre il mio obiettivo l’ho potuto controllare e raggiungere, i partecipanti alla gara no!

Quindi quando stabilisci un obiettivo, esso deve dipendere da te.

Crescere vuol dire migliorare.

Una volta che si è raggiunto il proprio obiettivo ci si sentirà molto soddisfatti e pieni di sé. Ma poi, con il tempo sentiremo il bisogno di percorrere nuove strade, nuovi orizzonti, nuovi obiettivi. Fa parte del nostro divenire. Una volta che abbiamo completato il giro sulla ruota di Deming, sarà naturale continuare a percorrerla, iniziando così un nuovo ciclo PDCA. Questo ciclo, ci mette nella condizione di miglioramento continuo.

Simbolicamente, possiamo immaginare questa ruota come il ciclo delle stagioni che si ripetono costantemente, o l’alternanza del giorno con la notte o ancora di più con il ciclo della vita, piena di continui obiettivi.

Bene, ora un passo alla volta: cosa vuoi raggiungere nel prossimo anno?